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Strategic and Business Planning – Program Report

by on Nov 25, 2013  |  posted in Association Services, Responsible Finance  |  0 Comments

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As a consultant on the Responsible Finance program, Patrick Connors is working with the Association of Microfinance Institutions of Rwanda (AMIR) and Association Professionnelle des Systèmes Financiers Décentralisés du Burkina Faso (AP/SFD-BF), assisting them in strategic and business planning, among other things. In the program report available here, Patrick describes in detail the process AMIR and AP/SFD-BF are using, based on SEEP’s Microfinance Association Planning Guide.

The strategic and business planning process involves preparatory work, a consultant visit that includes planning workshops and financial analysis, and a follow-up process to develop the full business plan. The associations begin by compiling information to assist them in strategizing, including an Industry Assessment, a Market Assessment, and a Client Segmentation and Demand Analysis. Moving into the next stage of planning workshops, this analyzed data provides the board, staff members, and stakeholders the necessary information to decide on strategic plans.

The planning workshops are an excellent opportunity to bring all the necessary players into the conversation. Meetings are arranged not only with board members and staff, but also with other stakeholders. As individuals outside the associations but within the sector, these stakeholders are ideally situated to provide valuable feedback and provoke new dialogues.

For the planning workshops, the associations perform financial analysis to measure their sustainability and efficiency. The financial performance ratios, introduced to the associations by SEEP, include overhead ratio, core cost recovery ratio, earned income ratio, and operating reserve ratio. Financial analysis is time-intensive but crucial to the planning process, and to establishing a network that will be viable in the long-term.

After completing prep work, planning meetings and financial analysis, the associations are ready to draft and finalize a strategic and business plan. They must identify detailed activities to pursue, and develop organizational and financial plans to support their execution.

Throughout the process, Patrick identified several valuable lessons to improve the process in the future:
  • Preparatory work requires clear expectations, including a precise timeframe and scope of work
  • Stakeholders have valuable contributions to make in the planning process, and their participation and collaboration can lead to a multi-dimensional perspective on business strategies
  • The acquisition and application of new skills in financial analysis and product costing is time and labor intensive, and requires support and follow-up
  • With limited staff availability, budgeting for local consulting support is crucial
To read a more detailed report of the strategic planning process, please click here.

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Planification stratégique et opérationnelle : rapport sur le programme

de Patrick Connors le 25 nov. 2013 | publié dans Services aux Associations, Finance Responsable

Consultant pour le programme « Responsible Finance » (finance responsable), Patrick Connors travaille avec l'Association des institutions de microfinance du Rwanda (en anglais, AMIR) et l'Association professionnelle des systèmes financiers décentralisés du Burkina Faso (AP/SFD-BF), et les aide notamment dans la planification stratégique et opérationnelle, entre autres . Dans le rapport du programme disponible ici, Patrick décrit en détail le processus qu’AMIR et AP/SFD-BF utilisent en s'appuyant sur le Guide de planification des associations de microfinance du Réseau SEEP.

Le processus de planification stratégique et opérationnelle implique un travail préparatoire, une visite du consultant qui inclut des ateliers de planification et d'analyse financière, et un processus de suivi pour élaborer le plan d’affaires complet. Les associations commencent par rassembler des informations pour les aider à établir une stratégie, y compris une évaluation du secteur, une évaluation du marché et une analyse de la demande et de la segmentation de la clientèle. En passant à l'étape suivante des ateliers de planification, ces données analysées fournissent au conseil d’administration, aux membres du personnel et aux parties prenantes les informations nécessaires pour prendre des décisions sur les axes stratégiques.

Les ateliers de planification sont une excellente occasion de réunir tous les acteurs nécessaires dans la discussion. Des réunions sont organisées non seulement avec des membres du conseil d’administration et le personnel, mais aussi avec d'autres parties prenantes. Ces dernières, qui ne sont pas membres des associations mais qui travaillent dans le secteur, sont très bien placées pour fournir des informations très précieuses et susciter de nouveaux dialogues.

Pour les ateliers de planification, les associations réalisent une analyse financière destinée à mesurer leur pérennité et leur efficience. Les ratios de la performance financière, mis en place par SEEP pour les associations, incluent : ratios des frais généraux, ratios de recouvrement des coûts incompressibles par rapport au revenu gagné et le ratio de provisions d'exploitation. Une analyse financière exige un temps considérable, mais est cruciale au processus de planification et pour établir un réseau viable à long terme.

Après le travail préparatoire, les réunions de planification et l'analyse financière, les associations sont prêtes à élaborer et mettre au point un plan stratégique et d’affaires. Elles doivent identifier les activités détaillées à poursuivre et développer des plans organisationnels et financiers pour en assurer la mise en œuvre.

Tout au long du processus, Patrick a tiré plusieurs enseignements utiles qui permettront d'améliorer le processus à l'avenir, tels que :
  •  Le travail préparatoire exige des attentes claires, y compris un calendrier et un plan de travail précis
  • Les parties prenantes contribuent utilement au processus de planification ; leur participation et leur collaboration peuvent déboucher sur une perspective multidimensionnelle sur les stratégies opérationnelles
  • L'acquisition et la mise en pratique de nouvelles compétences en matière d'analyse financière et de calcul du coût des produits demandent beaucoup de travail et de temps, ainsi que des activités de soutien et de suivi.
  • Le personnel disponible étant limité, budgétiser l’appui d’un consultant local est crucial.
Pour consulter un rapport plus détaillé sur le processus de planification stratégique, veuillez cliquer ici.

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